摘要：随着先进技术的不断出现,人们的生活习惯不断地改变,在进行文书档案管理中也不是使用传统的模式进行管理,而是会利用办公自动化实现效率的提升。之前利用的是纸质档案管理,但是随着人力的投入,就会在管理中出现很多的问题,影响了管理效率的提升。对此未来的发展趋势就是实现办公自动化应用。基于此本文分析了推进办公自动化带来的好处,进一步地阐述了文本档案自动化的应用方法,以供参考。

　　关键词：文书;档案管理;办公自动化;应用

　　一、推进办公自动化带来的好处

　　(一)解决了文书档案存储空间有限的问题

　　档案管理中对于储存空间一直是一个比较重要的问题,之前都是利用纸张进行管理储存的,所以就会需要更多的储存空间,但是使用办公室自动化技术就可以解决储存空间问题,可以利用电子化代替纸张,结合目前先进的计算机,可以有效地提升管理效率,而且提高了文书档案的储存数量,查询相关的档案信息更为便捷,给工作人员在进行管理中实现了查询时间的节约。

　　(二)电子文件保存的稳定性更强

　　之前在进行管理的过程中通过纸张的利用进行档案的管理,对此因为在使用中如果纸张的纤维素发生改变就会影响其耐久性,就会引起文件档案的损失。对此可以结合利用电子文件进行档案的保存工作,因为会更加稳定,而且也可以根据实际所需,进行电子载体的选择,因为外界的环境因素造成的影响较小,对此就会更加稳定。

　　(三)提升工作人员的工作效率

　　正是考虑到计算机的众多优势,在进行管理档案的工作中进行应用,可以更为合理地进行管理,利用记忆能力以及较强的储存空间。之前的传统管理模式中,都是在收集的过程中通过人力来完成,对此就会在管理的过程中出现各种问题,所以进行自动化技术的应用是形势所需,而且也是非常必要的,结合自动化的使用,可以实现无纸化的管理,进行数据的信息处理,对此工作人员在管理的过程中更加高效,而且更加积极。

　　(四)推动文书档案的标准化与规范化进程

　　文本归档利用自动化,主要进行:一是主要对纸质文档进行管理,另外就是利用电子文书,在管理的过程中通过计算机,按照对应的标准以及要求,进一步地进行管理档案以及文书的工作,对此在每一个环节中都要规范化管理。而且也要仔细地解释具体管理权限的内容,由于在人员在进行操作的过程中会使用,可以进行参考使用,而且可以在管理的过程中进行使用。

　　二、文本档案自动化的应用方法

　　(一)对文书档案工作人员的整体素质有要求

　　管理人员在进行管理文书档案的过程中起着不可缺失的作用。但是在之前的管理中,并没有在专业管理方面提出更多的要求,而且也不需要更多的文化水平,综合素质也没有要求。但是在使用自动化技术的过程中会给人员提出更多的要求,不但在管理中对于使用的设备进行一定的掌握,而且在进行管理归档时也需要按照要求进行实现自动化,对此就会提出更多的要求。所以,对于管理人员来说,对于使用自动化设备应该积极地加强学习操作,一定要掌握使用方法,而且基于自动化的理论学习之后,也需要熟练地掌握计算机的使用操作,对此有利于整体的自动化管理,在招聘相关的人员方面加强对高素质以及专业能力高的人才的储备,在工作的过程中,不断地对经验进行积累,对于使用的过程中遇到的问题进行及时地总结以及发现,可以及时地进行完善以及积极地改进。

　　(二)合理布局系统自动化内网与外网

　　文书档案实现自动化管理的过程中,应该对安全这一因素进行考虑。主要就是实现网络安全的考虑。主要是要有路由器的设置,然后进一步地过滤掉服务以及被屏蔽的IP,进一步地合理设计路由器,在文书的自动化管理系统中只允许可以进行的地址进行访问,对此这一步工作非常重要也是必不可少的。同时利用防火墙,可以实现隔离,对于保密档案起到一定的促进作用。

　　(三)技术处理电子档案

　　文书档案在管理的过程中,应该利用办公自动化技术,可以实现电子档案的建立,而且得到的数据更具有准确性,提高了工作效率。在使用的过程中结合先进的技术,逐渐地深入利用自动化技术,可以得到更多的有用的资料,这对于进行管理文书档案工作非常重要。对此就要对相关的资源进行不断地研究,而且利用技术对其进行处理,积极地做好接收档案、处理以及存储等工作,实现更为真实的资源资料,对此利用自动化就实现了只读文件的形成,不能随意进行修改,提升了原始信息的资料完整性,电子档案的建立更为可靠,进一步地存储在计算机上,就不会造成丢失,进一步地进行备份以及加密,确保不被盗取或者档案丢失。

　　(四)强化档案管理人员的综合水平

　　为了实现发挥档案管理有效实施,离不开文书档案管理的人员影响,对此为了更加有效进行管理,就要在人员素质上加以重视。对此可以结合办公自动化技术应用,实现人员管理中效率的提升,而且在专业技能方面进行一定的培训工作。同时,应该投入更多的资金支持档案管理,实现优化设备以及工作环境的目的,而且对于人员来说也可以更为熟练地对使用的设备进行掌握,对此在专业素质上得到进一步地增强。作为档案管理人员应该认识到终身教育学习的重要性,对此就要加强教育学习,建立以及完善员工的奖惩机制,积极地促进员工可以投入到工作中,同时在员工的道德教育上也需要进行培训,实现在工作的过程中做到更加谨慎以及认真的态度。应该借鉴有经验而且比较先进的单位,可以利用有用的技术,积极地进行沟通交流,提升整体的档案管理的影响力,并且结合实际情况,利用先进的网络技术手段,全方位地提升工作效率,可以为以后的决策提供参考。

　　综上所述,文书档案在企业中是必不可少核对资源,所以企业中做好管理文书档案非常重要,可以进行参考以及利用。由于可以作为历史凭证,给工作提供参考,对此为了确保资料更为完整更为真实,就需要加强管理工作。可以在管理中,积极地运用自动化办公技术,不仅提升了工作效率,而且整个服务更为周到,实现了安全传输资料的目的。

　　参考文献：

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